Program Microsoft Office Visio ułatwia informatykom i analitykom biznesowym wizualizowanie, eksplorowanie i komunikowanie złożonych informacji. W przeciwieństwie do trudnych do zrozumienia tekstów i tabel diagramy programu Visio pozwalają przekazywać informacje w mgnieniu oka. Zamiast statycznych obrazów można tworzyć połączone z danymi diagramy programu Visio charakteryzujące się prostotą wyświetlania informacji, łatwością odświeżania i potencjałem do znacznego zwiększenia produktywności użytkownika. Szeroka gama diagramów dostępnych w programie MS Visio umożliwia zrozumienie, właściwe przetwarzanie i udostępnianie informacji na temat systemów organizacyjnych, zasobów i procesów w przedsiębiorstwie.

W programie Office Visio dostępna jest szeroka gama szablonów — schematy blokowe procesów biznesowych, diagramy sieciowe, diagramy przepływu roboczego, modele baz danych i diagramy oprogramowania — można korzystać z nich w celu wizualizowania i usprawniania procesów biznesowych, śledzenia projektów i zasobów, układania schematów organizacji, mapowania sieci, tworzenia diagramów obszarów budowy i optymalizacji systemów.

Przedstawianie informacji przy użyciu diagramów programu Visio pozwala maksymalizować ich wpływ na odbiorców w stopniu nieosiągalnym przy użyciu samych słów i liczb. Profesjonalnie wyglądające diagramy programu Office Visio można następnie udostępniać dowolnym osobom, także tym, które nie mają programu Visio.